第一章 档案资料利用
第一条 基金会各部门按照有关规定，办理档案查阅利用相关手续，即持档案利用（查阅）审批单，经使用部门和档案管理部门领导批准同意后，方可利用本室档案资料。
第二条 查阅利用者应爱护档案资料，不得丢失、拆散、损坏、涂改、加注，转借、损污等，如发现上述情况视情节给予处理。
第三条 抄录、复制档案必须在批准查阅范围进行，由接待人员与原件认真核对后，加盖印章。一律不准擅自扩大抄录、复制范围，绝密文件不予抄录与复制，机密文件须经领导批准后，才能抄录、复制有关部分。
第四条 查阅基金会党务方面材料，应是由两名以上中共党员并有本基金会党支部书记的签字，方可查阅。
第五条 档案原则上不外借，确因需要，须持有基金会秘书长审批，进行登记后方可借出，并限期归还。
第二章 档案资料保密
第六条 基金会所有人员认真遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》，严格保守国家和基金会机密。
第七条 不向无关人员谈论档案内容，不在档案以外的任何场所谈论档案内容。
第八条 不准携带档案材料游览、参观、访友或出入公共场所。
第九条 机密文件非经批准，不得擅自摘抄。
第十条 私人日记不得记录国家和基金会机密，不准在私人交往和通信中泄露国家和基金会机密，不准在公共场所谈论国家和基金会机密。
第十一条 本基金会所有人员应遵守：不应该看的文件不看，不应该听的事情不听，不应该说的不说，不应该问的不问，不应该要的资料不要，不应该记载的事情不记。
第三章 档案资料登记与统计
第十二条 档案登记与统计是了解和掌握档案形式、管理、利用情况和档案发展的重要手段，由行政综合部承担档案登记与统计工作。
第十三条 建立健全档案室的材料移进、移出、销毁登记簿，认真做好档案的收集、整理、鉴定、保管等情况统计工作。
第十四条 认真做好档案利用情况的统计工作，坚持每月、每季度、每年均进行利用情况的统计汇总，建立利用反馈登记工作。
第十五条 坚持每年对室藏档案进行一次全面清理，检查核对工作，做到家底清楚，帐物相符。
第十六条 按照统一的时间和要求，向上级档案部门报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案鉴定、销毁和移交制度
第十七条 档案工作应以全面的观点、历史的观点、发展的观点分析归档材料内容。根据《档案保管期限表》，准确地制定归档材料的价值和存毁区别。
第十八条 经过行政综合部鉴定，对确无保存价值或已满保管期限，决定销毁的档案，应编制销毁清册，报请理事长审批签字后，方可销毁。
第十九条 严禁出卖、擅自销毁无保存价值或满保管期限的档案、文件及内容资料。
第二十条 按照《档案法》和《江西省档案管理条例》的规定，定期向上级档案部门移交档案。
第五章 库房管理制度
第二十一条 档案管理员要牢固树立安全观念，严格执行《档案法》、《保密法》和有关规定，提高警惕，严防一切破坏和危害事故出现。
第二十二条 档案库房和办公用房的锁匙，均应严加管理，不得转借他人使用，如有丢失，应及时报告领导，说明情况，并重新更换。
第二十三条 档案库房除负责保管的人员外，一律不准无关人员擅自进入库房，如因工作需要进入者，须经理事长批准，并由行政综合部工作人员陪同，方可入内。
第二十四条 做好库房“八防”工作，坚持每天巡查制度，每月进行一次自查，确保库房安全。
第二十五条 档案配有专用库房和铁质装具，并排列有序。
第六章 档案资料保管制度
第二十六条 档案资料由行政综合部指定专人保管，保管人员要有高度责任感，切实做好档案保管工作。保管人员变动时，应严格办好交接手续。
第二十七条 档案收集进室后，应及时填好接收登记簿并按年度、保管期、级别等顺序排列存放；同时在橱箱上编号，建立总目录簿，以便保管和利用。
第二十八条 档案资料库房要经常打扫，保持清洁卫生。库房内严禁生火、吸烟和存放易燃品和其他杂物，切实做好防尘、防火、防霉工作。
第二十九条 库房要适时通风、调节温湿度，窗帘要随时遮好，严防档案被日晒、雨淋。
第三十条 库房门、窗应随时关好、锁好，经常检查库房安全情况，严防虫蛀、鼠咬；加强防盗、防破坏，防止各种意外事故，确保档案资料的完整和安全。
第三十一条 档案资料要认真统计清楚，每年清查核实一次，并将统计数字上报基金会理事长。
第八章 附 则
第三十二条 其他档案材料的管理按国家相关规定执行。
第三十三条 本制度的解释权属于基金会行政综合部。
第三十四条 本制度自公布之日起施行。